پیامک غیبت به اولیا؛ کی بفرستیم، چه بنویسیم و چه ننویسیم

وقتی دانش‌آموزی سر کلاس نیست، اولیا باید زود و درست باخبر شوند. پیامک ساده‌ترین راه است، ولی پیامکِ بی‌موقع یا پرحرف می‌تواند نگرانی بی‌جا یا دلخوری بسازد. این هفت قاعده کمک می‌کند خبر غیبت به همراهی خانواده بینجامد.

۱. اول مطمئن شوید

پیش از فرستادن، غیبت را با حضور و غیاب همان ساعت و دفتر معاونت تطبیق دهید. دانش‌آموزی که در دفتر مشاور یا نمازخانه بوده، غایب نیست. یک پیامک اشتباه اعتماد اولیا را به پیامک‌های بعدی کم می‌کند.

۲. همان روز، در ساعت کاری

خبر غیبت ارزشش را در همان روز دارد. پیامک را پس از ساعت اول یا دوم و پیش از پایان روز مدرسه بفرستید؛ نه دیروقت شب و نه روز بعد.

۳. فقط آنچه لازم است

نام مدرسه، نام دانش‌آموز، روز و تاریخ، و اگر لازم است ساعت. همین. علت غیبت، بیماری، موارد انضباطی، نمره و نام دانش‌آموزان دیگر هرگز در پیامک نیاید. پیامک ممکن است روی گوشی مشترک خانواده یا جلوی دیگران خوانده شود.

۴. لحن خبر، نه حکم

پیامک خبر است. «غایب بودند» بنویسید، نه «بدون اجازه غیبت کرده‌اند». اگر گفت‌وگو لازم است، با یک جملهٔ محترمانه اولیا را به تماس یا آمدن به مدرسه دعوت کنید.

۵. کوتاه و یکدست

پیامک فارسی تا حدود ۷۰ نویسه یک پیامک حساب می‌شود. چند متن آماده و یکدست داشته باشید تا همهٔ همکاران یکسان بنویسند. ده متن آماده و مؤدبانه را می‌توانید کپی کنید.

۶. شماره‌ها را به‌روز نگه دارید

آغاز هر سال تحصیلی شمارهٔ اولیا را بازبینی کنید. اگر دو شماره هست، با خانواده توافق کنید خبر غیبت به کدام یا به هر دو برود. پیامکی که به شمارهٔ کهنه برود، خبری نداده است.

۷. ثبت کنید که خبر داده‌اید

کنار هر غیبت بنویسید که کی و به چه کسی خبر داده شد، با پیامک یا تماس. اگر غیبت تکرار شد، همین یادداشت‌ها نشان می‌دهد مدرسه چه کرده و گفت‌وگوی بعدی با اولیا از کجا آغاز شود.

در پایش یار

در پیگیری انضباطی پایش یار، هر غیبت و تأخیر با تاریخ شمسی و نام ثبت‌کننده در پروندهٔ همان دانش‌آموز ثبت می‌شود. فهرست «بررسی توسط مدیر» هم اطلاعات تماس اولیا، یادداشت اقدام‌ها و وضعیت رسیدگی را کنار هم نشان می‌دهد؛ پس روشن است به چه کسی خبر بدهید و ثبت می‌شود که چه کرده‌اید.